일을하다보면 굉장히 많은 파일을 생성하거나 받게된다. 내가 원하는 시점에 해당 자료를 찾아서 다시 볼 수 있는 방안이 필요했는데, 오랜시간 고민끝에 철저한 정책을 바탕으로 한 꼼꼼한 관리를 하는 것이 중요하다는 결론을 내렸다. 여기서 내가 잡은 정책은 아래와 같다.
* 디렉토리를 어떻게 관리할 것인가?
분류되지 않은 자료는 쓰레기이다. 아무리 좋은 자료가 있다 하더라도 필요할 때 사용하지 못하면 없는것과 마찬가지기 때문이다.
업무 관계로 메신저로 주고 받는 파일들 - 받는 즉시 분류 항목에 대해 판단하여 이동 처리한다.
업무 관계로 메일로 주고 받는 파일들 - 파일로 보관해야할 것들은 분류항목으로 판단하여 이동 처리한다.
업무 프로젝트 관계로 생성한 파일들 - 프로젝트 별로 관리하는 것이 좋다고 생각된다.
공부하면서 생긴 파일들 - 무엇을 공부했느냐에 따라 분류하자.
* 디렉토리 네이밍 : '분류번호 2자리. 주제'로 구성
Ex) 01. 게임기획서
* 파일네이밍 : '주제_작성자_코드_버전'으로 구성
버전표기 : 2자리로 표기
코드분류 : O - Original (자신이 작성한 문서인 경우)
A - Additional (타인이 작성한 문서를 수정한 경우)
- 여러사람이 공동으로 작업한 경우 역시 A로 표기
Ex 1) 거상맞고_기획서_정언산_O_01.doc
Ex 2) M9_소개서_정언산_A_02.doc
이러한 정책을 토대로 내가 가진 데이터들을 정리하는 작업에 들어갔는데 매우 많은 시간이 걸렸지만, 결과는 기대 이상이었다. 우선 내가 어떤 파일을 생성했을 때 어디에 보관할 것인지가 명확해졌고, 따라서 내가 그 파일을 찾을 때 쉽게 찾을 수 있었다. 또한 여러가지 업무를 병행하면서 정리가 되지 않는 혼란이 사라졌으며, 어디까지 했고 앞으로 무엇을 더 해야 할 것인지가 명확해 졌다.
<정리된 디렉토리 사례>
처음 마음을 먹고 시작하긴 쉽지만 하다보면 여간 귀찮은것이 아니다. 이럴때는 '정리되지 않는 자료는 쓰레기이다.'라는 말을 되내이며, 정리를 하고 있으며 매우 좋은 능률을 얻을 수 있었다.
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자료정리의 중요성과 방안
